O ano de 2020 obrigou as empresas de todos os portes a reinventarem completamente as suas rotinas de produtividade, mostrando que o trabalho remoto é uma realidade pela qual as organizações precisam se adaptar caso queiram permanecer competitivas e ininterruptas. Entretanto, se engana quem pensa que essa modalidade de trabalho deve ser considerada apenas em cenário de pandemia, uma vez que com a mobilidade cada vez maior dos colaboradores requer que o acesso a arquivos, comunicação com a equipe e segurança da informação sejam oferecidos pela empresa a partir de qualquer lugar com acesso à internet.
Sobre o tema, o Gartner concluiu em uma pesquisa de 2020 que a maioria das organizações possui capacidade e licenças apenas para lidar com um pequeno subconjunto de usuários. Além disso, a pesquisa também aponta que em muitos casos, essa demanda seria cumprida se os funcionários pudessem acessar aplicativos e dados baseados em nuvem.
Pensando nisso, preparamos este artigo para explicar melhor do que se trata o Microsoft Office 365 e quais as principais vantagens da ferramenta para empresas que começaram a se preparar para manter políticas de trabalho remoto ou que simplesmente desejam contar com as vantagens das soluções da Microsoft de forma segura, moderna e econômica.
O que é o Office 365?
O Office 365 é uma suíte de aplicativos online para escritório com modelo de contratação por assinatura. Embora o nome seja comumente associado aos aplicativos do Microsoft Office, a ferramenta também conta com versões hospedadas de Exchange, Sharepoint, Skype para empresas, Microsoft Teams, entre outros.
A solução pode ser utilizada por empresas de qualquer tamanho, visto que os planos atendem desde organizações que queiram reduzir o tempo investido em atualizações, implementação de soluções e sistemas, até aquelas que queiram reduzir investimento em hardware. Empresas que buscam por aumento de produtividade ou que possuam equipes de TI reduzidas também podem se beneficiar.
Entre algumas das vantagens do uso do Office 365, é possível citar:
– O serviço é online e está alocado nos mais avançados datacenters da Microsoft;
– O produto está sempre em sua versão mais atual, o que significa que o time de TI economiza o tempo e dinheiro que seria gasto com patches, upgrades e updates;
– SLA que garante o tempo de atividade de 99,9% de uptime;
– Redução de investimentos com bens de capital (CAPEX), substituindo-os por despesas operacionais (OPEX);
– Gestão otimizada para a TI, devido à centralização das aplicações;
– Modelo de contratação por assinatura, reduzindo o investimento inicial para utilização da tecnologia.
Os principais produtos do Office 365
- Office
A já conhecida suíte de aplicativos para escritório é disponibilizada de duas formas para empresas que assinam o Office 365. Uma delas é a versão online, que pode ser acessada de qualquer lugar e dispositivo, desde que o usuário tenha um navegador conectado à internet. Há também a versão tradicional instalada na máquina, que pode ser encontrada em duas versões:
– Office Business: contém o Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Access e Publisher.
– Office ProPlus: contém os produtos do Office Business mais funções de BI no Excel, como por exemplo PowerMap, PowerQuery, PowerView e PowerPivot, e oferece também a possibilidade de acesso através de RDS (Remote Desktop Services).
- Exchange Online
O Exchange Online é uma versão hospedada do Exchange Server, que associa o correio eletrônico à tecnologia de ponta antispam e antimalware, bem como sincronia entre dispositivos.
Dependendo do plano contratado, o usuário conta com as seguintes vantagens:
– Segurança premium para o correio eletrônico com o Outlook Anywhere, que possibilita o acesso via Outlook cliente, Webmail e Mobiles;
– Acesso ao e-mail a partir de qualquer lugar e dispositivo com o Active Sync, que realiza a sincronia entre dispositivos;
– Compartilhamento de calendários;
– De 50 a 150GB de caixa de correio eletrônico por usuário;
– Data Loss Prevention: uso de recursos avançados de proteção contra perda de dados para identificar, monitorar e proteger informações confidenciais;
– Arquivamento dos e-mails com o objetivo de garantir a preservação a longo prazo, armazenando-os em um local apropriado e com priorização de e-mails mais recentes;
– Bloqueio local e preservação dos e-mails, fazendo a retenção em caso de litígio.
- Sharepoint Online
O Sharepoint Online é uma versão hospedada do Sharepoint Server, com o objetivo de oferecer Intranet/Extranet e File Server em Nuvem, com compartilhamento simples e colaboração fácil. De acordo com o plano contratado, a empresa pode contar com as seguintes vantagens:
– Possibilidade de compartilhar arquivos e conteúdo de forma segura com pessoas de dentro e fora da organização;
– Organização e gerenciamento de conteúdo em bibliotecas e listas com metadados, gerenciamento de registros e políticas de retenção;
– Criação de sites de equipe, um local para organização e colaboração em conteúdos, compartilhamento de dados e notícias para que todos fiquem em sintonia;
– Criação de intranet para que a equipe tenha acesso a notícias, recursos e processos de forma otimizada;
– Mobilidade com acesso via aplicativo móvel do SharePoint, disponível para Android™, iOS® e Windows, além de aplicativos móveis do OneDrive para Android, iOS e Windows;
– Automatização de processos com alertas e fluxos de trabalho;
– Recursos de prevenção contra perda de dados para identificar, monitorar e proteger informações confidenciais;
– Bloqueio in-loco que impede de forma programática a exclusão ou edição de conteúdo.
- Microsoft Teams
O Microsoft Teams é uma plataforma que oferece bate-papo no local de trabalho, com espaço para reuniões, anotações e anexos. Além disso, apresenta extensões que podem ser integradas a produtos que não são da Microsoft. Ideal para mensagens, ligações e videoconferências, o serviço agrega as funcionalidades de outros serviços similares, com o diferencial de possuir integração com outras soluções da Microsoft, de forma segura e intuitiva.
As reuniões podem ser agendadas ou criadas instantaneamente, com a possibilidade de convidar pessoas de fora da organização através do compartilhamento do link da sala ou via convite do Outlook. Se um participante externo não possuir a ferramenta, ele pode acessar a versão online através do seu navegador.
Instituições de educação também tem se beneficiado da solução, que permite que professores forneçam feedback, distribuam atividades e classifiquem tarefas dos alunos. Tudo isso é possível para assinantes do plano Office 365 for Education.
- Microsoft OneDrive
A solução facilita o armazenamento e compartilhamento de arquivos, dando acesso de praticamente qualquer lugar usando a web, cliente local ou aplicativo em smartphones e tablets. Ao optar pelo OneDrive, as empresas contam com recursos avançados de segurança, conformidade e criptografia.
Dependendo do plano contratado, as vantagens incluem:
– A partir de 1TB de armazenamento de arquivos, por usuário (arquivos de até 15GB);
– Experiências baseadas na área de trabalho, mobiles e navegador;
– Recursos de prevenção contra perda de dados e bloqueio in-loco de arquivos para impedir a exclusão ou edição.
- Microsoft Planner
O Planner tem como objetivo ajudar equipes a criar planos, organizar e atribuir tarefas, compartilhar arquivos e obter atualizações sobre o andamento dos projetos, similar a ideia do Trello. Está incluído em todos os planos de negócios do Office 365, sendo uma alternativa barata, simples e funcional para o acompanhamento de atividades.
– Usabilidade: para iniciar o Planner é necessário um único clique. Em seguida, é possível criar planos, montar equipes, atribuir tarefas e atualizar status das atividades;
– Visibilidade: cada plano tem o seu próprio quadro, que permite que as tarefas sejam categorizadas com base em status ou atribuição;
– Transparência: é possível visualizar uma lista completa de todas as tarefas e seus respectivos status. Ao trabalhar em conjunto em um plano, os membros da equipe sempre sabem quem está trabalhando em quê;
– Colaboração: o usuário pode anexar arquivos a tarefas, trabalhar em conjunto neles e até mesmo conversas sobre essas tarefas sem precisar sair do aplicativo. Assim, todas as discussões e aplicativos seguem o planejamento e não ficam espalhados em aplicativos diferentes;
– Mobilidade: o Planner funciona em qualquer dispositivo, por isso é possível olhar o progresso das atividades a partir de qualquer lugar com acesso à internet;
– Notificações: sempre que uma nova tarefa for atribuída a um colaborador ele receberá um aviso por e-mail.
Outros produtos do Office 365
Além dos produtos já citados, o Office 365 oferece ainda uma longa série de soluções que atendem à diversas necessidades das empresas relacionadas a colaboração, indicadores, segurança e acesso à informação:
– Skype for Business: proporciona às empresas reuniões virtuais profissionais, com chat e chamadas de vídeo e, dependendo do plano, possibilidade de reuniões virtuais em HD para até 250 participantes e transmissão de reuniões ou eventos para audiências online, com até 10.000 participantes;
– Yammer: a solução é uma rede social corporativa de colaboração para empresas, que facilita a comunicação e gestão de projetos. Disponível nos planos Basic e Enterprise;
– Power BI: fornece visualizações interativas com recursos de business intelligence, em que os usuários podem criar relatórios e painéis sem precisar da equipe de TI ou de administradores de bancos de dados. Fornece tanto serviços de BI baseados em nuvem (Power BI Services), como em desktop (Power BI Desktop). Ideal para empresas que precisam de serviços de análise de negócios;
– Outlook Customer Manager: oferece uma solução de gerenciamento simples e inteligente para pequenas e médias empresas, com uma visão completa das interações com cada cliente, acompanhamento das tarefas, negociações e relacionamento com o cliente, tudo integrado com o Outlook;
– Microsoft Flow: automatiza tarefas ao integrar aplicativos. É possível facilitar tarefas repetitivas com automação de fluxos de trabalho, aprovações e informações;
– Microsoft Stream: serviço de vídeo que facilita a criação e compartilhamento de conteúdo com a equipe de forma segura. É possível acessar e assistir aos vídeos através do aplicativo, que conta ainda com funções como conversão de voz em texto, legendas automáticas e detecção de rosto;
– Microsoft Bookings: fornece uma alternativa rápida e fácil para que pequenas e médias empresas agendem e gerenciem seus compromissos com clientes. O usuário tem acesso a um calendário privado para gerenciar a agenda e permitir que os clientes encontrem horários disponíveis e reservem um horário para atendimento, a partir de qualquer dispositivo;
– My Analytics: ferramenta que ajuda profissionais a criar melhores hábitos de trabalho, a partir de análises de produtividade pessoal com gráficos gerados pelo Office 365.
Segurança no Office 365
Ao investir em soluções que remotas que permitem que os colaboradores acessem conteúdos internos e confidenciais, as empresas devem se preocupar também com a segurança que essas aplicações fornecem, uma vez que as redes pessoais ou públicas que os usuários têm acesso fora da empresa não estão sob o controle da TI. Pensando nisso, a Microsoft também investe constantemente na segurança das soluções, e por isso Office 365 se apresenta como uma plataforma na nuvem que oferece recursos de segurança integrados para o trabalho remoto.
A Microsoft aponta que a cada 39 segundos acontece um ataque de hacker. Por isso, o conjunto de tecnologias de proteção contra ameaças do Microsoft 365 protege e fornece visibilidade para spam, malware, vírus, tentativas de phishing, links mal-intencionados e outras ameaças.
É essencial também que as empresas invistam em diversas frentes de combate a esses tipos de ataques, existem diversos tipos de soluções dos mais diversos fabricantes e preços, que atendem a empresas com as suas particularidades e necessidades de segurança. A Integratto é uma empresa parceira da Microsoft. Entre em contato conosco para tirar dúvidas, solicitar orçamentos e entender melhor como o Office 365 pode beneficiar a produtividade da sua empresa.
